Política de Tratamiento de Datos Personales

INVERSIONES MUNDO PARALELO S.A.S. — IT Espacios
Versión 1.0 · Vigente desde el 22 de septiembre de 2026

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Cuando tratamos datos de personas ubicadas en Ecuador o Perú, también aplicamos lo previsto en la sección 13.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

Aplicamos las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013. Las principales son:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud y los datos biométricos (art. 5, Ley 1581 de 2012).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular que le informa sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

3. Principios

Tratamos los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, y conforme al principio de responsabilidad demostrada (arts. 26 y 27 del Decreto 1377 de 2013).

4. Datos que tratamos y para qué

Solo recolectamos los datos pertinentes y adecuados para cada finalidad (art. 4 del Decreto 1377 de 2013).

4.1 Clientes, prospectos y sus contactos

Datos: nombre, cargo, empresa, correo, teléfono, ciudad, historial de relación comercial y datos de facturación.

Finalidades:

• Atender solicitudes, elaborar diagnósticos, diseños, renders, cotizaciones y propuestas.
• Celebrar y ejecutar contratos: suministro, instalación, integración, puesta en marcha, capacitación, garantía, soporte y mantenimiento.
• Facturar, cobrar, emitir factura electrónica y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Registrar proyectos, garantías y licencias ante fabricantes y mayoristas cuando la solución lo requiera.
• Medir la satisfacción y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Enviar información comercial, técnica y de eventos sobre nuestros servicios. El titular puede oponerse en cualquier momento, sin costo.
• Participar en licitaciones, procesos de compra y registros de proveedores de los clientes.

4.2 Personas que usan los sistemas que instalamos o soportamos

Cuando damos soporte o administramos plataformas de un cliente, podemos tener acceso a datos de sus usuarios. Por ejemplo: directorios, agendas de salas, registros de uso, grabaciones, imágenes de cámaras o sistemas de salas clínicas y de simulación. En esos casos actuamos como Encargados del tratamiento por cuenta del cliente, que es el Responsable. Tratamos esos datos solo según sus instrucciones y para prestar el servicio, con las obligaciones del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. No los usamos para fines propios.

4.3 Proveedores, fabricantes, aliados y contratistas

Datos: nombre, identificación, datos de contacto, datos tributarios y bancarios, certificaciones, experiencia, y datos del personal que asignen a los proyectos.

Finalidades:

• Selección, evaluación, contratación, pagos y control de calidad.
• Verificación en listas restrictivas y de prevención de lavado de activos cuando aplique.
• Coordinación logística, de importación y de obra.

4.4 Trabajadores, aprendices, practicantes y candidatos

Datos: los necesarios para la selección y para la relación laboral o contractual, incluidos datos de seguridad social, salud ocupacional y contacto de emergencia.

Finalidades:

• Procesos de selección.
• Gestión de la relación laboral, nómina y seguridad social.
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Carnetización.
• Acreditación del personal para el ingreso a las instalaciones de los clientes, que suelen exigirla por requisitos de HSE.

Las hojas de vida de candidatos no seleccionados se conservan hasta por un (1) año, salvo autorización para un plazo mayor.

4.5 Visitantes de nuestras oficinas y bodega

Registramos nombre, identificación y hora de ingreso por razones de seguridad.

4.6 Visitantes del sitio web y de nuestros canales digitales

• Navegación: usamos cookies y tecnologías similares según la sección 11.
• Formularios y WhatsApp: los datos que el titular envía se usan para responder su solicitud y para las finalidades de la sección 4.1. Nuestro número de WhatsApp opera en la plataforma de WhatsApp (Meta), sujeta a sus propias condiciones.
• Redes sociales: la interacción con nuestras páginas en LinkedIn, Instagram u otras redes se rige además por las políticas de cada plataforma.

4.7 Imágenes de proyectos y eventos

Podemos registrar fotografías y video de proyectos entregados, eventos y capacitaciones para nuestro portafolio y nuestras comunicaciones. Cuando una persona sea identificable, pedimos su autorización o la del cliente responsable, según corresponda. El titular puede pedir que la retiremos.

5. Datos sensibles y datos de menores

Datos sensibles. Solo tratamos datos sensibles cuando el titular da su autorización explícita o en los demás casos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Por ejemplo, el grupo sanguíneo (RH) en carnés, los datos de salud ocupacional o los datos biométricos de control de acceso. Al pedirlos informamos cuáles son sensibles y que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento (art. 6 del Decreto 1377 de 2013).

Menores de edad. Nuestros servicios y nuestro sitio web están dirigidos a empresas y entidades, no a niños, niñas ni adolescentes. Si excepcionalmente tratamos datos de menores, lo hacemos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal (art. 7 de la Ley 1581 de 2012 y art. 12 del Decreto 1377 de 2013).

6. Autorización

Pedimos la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos. Puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgó. Por ejemplo, escribirnos por nuestros canales para pedir información o una cotización (arts. 5 y 7 del Decreto 1377 de 2013). Conservamos prueba de la autorización (art. 8 del mismo decreto).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

• Información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado del uso que le hemos dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros (art. 16 de la Ley 1581 de 2012).
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos (art. 9 del Decreto 1377 de 2013).
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro (art. 20 del Decreto 1377 de 2013).

8. Área responsable y procedimiento para consultas y reclamos

Área responsable: Oficial de Protección de Datos Personales de IT Espacios, adscrito a la Dirección de Tecnología (CIO).
Canales: datospersonales@itespacios.com, o por escrito en la dirección indicada en la sección 1.

La solicitud debe indicar:

• Nombre e identificación del titular.
• Descripción de los hechos o de lo que se pide.
• Dirección o correo para la respuesta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

Consultas (art. 14 de la Ley 1581 de 2012):

• Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo.
• Si no es posible cumplir ese plazo, informamos los motivos y respondemos a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos de corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento (art. 15 de la Ley 1581 de 2012):

• Si el reclamo está incompleto, pedimos que se subsane dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que se aporte lo solicitado, entendemos que el titular desistió.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir un reclamo completo, incluimos en la base la leyenda "reclamo en trámite".
• Respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo.
• Si no es posible cumplir ese plazo, informamos los motivos y respondemos a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9. Transmisiones y transferencias de datos

Para operar podemos transmitir datos a encargados que nos prestan servicios, dentro y fuera de Colombia:

• Servicios en la nube y correo electrónico.
• Alojamiento web.
• Analítica y herramientas de gestión comercial.
• Mensajería.
• Transporte y logística.
• Asesores contables y jurídicos.

Estas transmisiones se hacen mediante contrato de transmisión o cláusulas equivalentes, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. En esos casos no se requiere informar al titular ni obtener su consentimiento adicional.

Podemos transferir datos, cuando sea necesario para ejecutar un proyecto o una relación contractual con el titular, a:

• Fabricantes y mayoristas, para registro de proyectos, garantías y licencias.
• Miembros de la red global de integradores GPA, para proyectos multinacionales.
• Nuestras sociedades vinculadas en la región.

Las transferencias internacionales se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: hacia países con niveles adecuados de protección según la SIC, o en los casos de excepción que la misma norma prevé, como la ejecución de un contrato con el titular o su autorización expresa.

10. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas:

• Control de accesos por roles y autenticación reforzada en los sistemas corporativos.
• Cifrado en tránsito (HTTPS) en nuestros canales web.
• Acuerdos de confidencialidad con trabajadores y contratistas.
• Gestión de incidentes.

Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo reportaremos a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a sus instrucciones.

11. Cookies y tecnologías similares en nuestro sitio web

Una cookie es un pequeño archivo que el sitio guarda en el navegador del visitante. Usamos:

El visitante puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador. También puede instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Bloquear las cookies analíticas no impide usar el sitio.

12. Conservación de los datos

Conservamos los datos solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento (art. 11 del Decreto 1377 de 2013). Además, los conservamos durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias, laborales o de otro tipo. Por ejemplo, los documentos soporte contables se conservan por diez (10) años (art. 28 de la Ley 962 de 2005). Cumplidos esos plazos, los suprimimos o anonimizamos.

13. Titulares ubicados en Ecuador, Perú y Venezuela

• Ecuador: respetamos los derechos reconocidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (Registro Oficial Suplemento 459 del 26 de mayo de 2021) y su reglamento, incluidos los de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad y suspensión del tratamiento. El titular puede acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
• Perú: respetamos los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición reconocidos por la Ley N.º 29733 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.º 016-2024-JUS. El titular puede acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
• Venezuela: respetamos el derecho de acceso y rectificación (habeas data) del artículo 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

En todos los casos, las solicitudes se tramitan por los canales de la sección 8 y en los plazos de esta política, o en los plazos más cortos que exija la ley local. Cuando constituyamos sociedades locales en estos países, esta política se complementará con los anexos que exija cada legislación.

14. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 22 de septiembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los plazos legales de conservación. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de implementarse, a través de este sitio web o por correo electrónico (art. 5 del Decreto 1377 de 2013). La versión vigente estará siempre publicada en https://itespacios.com/politica-de-datos.html.

Aviso de privacidad (versión corta)

INVERSIONES MUNDO PARALELO S.A.S. (IT Espacios), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usamos para atender sus solicitudes, elaborar propuestas, ejecutar y soportar proyectos, facturar y enviarle información comercial, de la cual puede retirarse cuando quiera. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar su autorización, escribiendo a datospersonales@itespacios.com. Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles o de menores son facultativas. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en https://itespacios.com/politica-de-datos.html (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013).

English summary

INVERSIONES MUNDO PARALELO S.A.S. (IT Espacios), Bogotá, Colombia, processes personal data under Colombian Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013. It also applies the Ecuadorian Organic Law on Personal Data Protection and Peruvian Law 29733 to data subjects located in those countries. We use data to answer inquiries, prepare proposals, deliver and support projects, invoice, and send business communications, which you may opt out of at any time. Our website uses Google Analytics 4 for aggregated statistics. You may access, correct, update or delete your data, or revoke your consent, by writing to datospersonales@itespacios.com. Inquiries are answered within 10 business days and claims within 15 business days. The Spanish version above is the binding text.